Главная » Как правильно хранить

Как правильно хранить кадровые приказы

Как хранить приказы

Все документы организации должны правильно храниться. Четкая система позволяет мгновенно найти нужную бумажку. Для некоторых видов документов существуют свои собственные правила хранения, например, для приказов.

папки, боксы, бумага, компьютер.

Спонсор размещения PG Статьи по теме Как хранить приказы Как писать характеристику, образец Как располагать звезды на погонах Как заверять копию трудовой книжки

Создайте журнал приказов, где будут регистрироваться все приказы по организации. Журнал должен быть обязательно прошит и пронумерован, что исключает приписки или удаление страниц.

Журнал должен содержать определенные графы. Примерное содержание граф может быть таким: графа, где указывается номер записи по порядку, графа с датой приказа, графа с кратким содержанием приказа, графа с номером приказа, графа, где сотрудник оставляет отметку об ознакомлении с данным приказом. Дополнительно может быть заведена графа с указанием места хранения приказа (папки или бокс).

Все приказы должны быть рассортированы по папкам: приказы о приеме и увольнении работников (кадровые приказы), приказы, где отражены поощрения сотрудников, направления их в командировки и в отпуска, приказы, отражающие основную деятельность организации. Если приказы имеют отличные сроки хранения, то для них создаются отдельные папки.

Система хранения приказов должна быть четкой, систематизированной и обеспечивать непрерывность присвоенных приказам номеров. Это особенно актуально при изъятии приказа для работы. Рекомендуется при этом делать ксерокопию изъятого приказа - это позволит избежать путаницы.

Все приказы должны быть напечатаны на фирменном бланке организации. В таком случае печать на приказе не обязательна. Если же приказ распечатан на простом листе бумаги, то на нем должна стоять печать организации.

Если на предприятии принята электронная система хранения приказов, то она должна быть единой по всей организации. Доступ к электронным приказам должны иметь сотрудники, обладающие правом ставить свою подпись на этих документах. Очень удобно в таком случае применении ЭЦП (электронной цифровой подписи). Журнал приказов рекомендуется распечатывать в любом случае.

Как заполнить журнал кассира
Каждый кассир должен уметь заполнять журнал кассира-операциониста. Этот документ оформляется ежедневно шариковой ручкой или чернилами. Главным требованием при заполнении журнала является отсутствие помарок. В случае ошибки существует стандартное правило: исправление вносится, ошибка аккуратно

Как оформить журнал регистрации приказов
Для учета, обращения и хранения различной документации кадровые службы используют книги приказов, отпусков, заявлений и справок. Журналы регистрации являются документами для внутреннего пользования и хранятся в отделе кадров организации, а ответственность за ведение и хранение этих документов несет

Как учитывать приказы
Распорядительные действия работодателя, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудников, – прием на работу, увольнение, предоставление отпусков, изменение объема работ, применение взыскания или объявление благодарности – оформляются распоряжениями руководства. Для правильного ведения кадрового

Как писать приказы по отпуску
В соответствии с трудовым законодательством России работнику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. Этот и другие виды отпусков должны быть правильно оформлены сотрудниками отдела кадров или теми, на кого возложена данная обязанность. Процедура письменного оформления отпуска достаточно проста.

Как нумеровать кадровые приказы
При оформлении кадровых приказов необходимо большое внимание уделять их юридическому значению. Для обладания законной силой, они должны содержать ряд необходимых реквизитов, в том числе регистрационный индекс или, по-другому, номер документа. Правила регистрации приказов определяются локальным

Как оформить журнал кассира-операциониста
Журнал кассира-операциониста – это документ, который подлежит ежедневному заполнению при передаче смены или после закрытия кассы. Строгий учет прихода, расхода, показания кассовых счетчиков позволяют при налоговой проверке проконтролировать финансовую деятельность предприятия. Вам понадобится -

Как вести журнал о регистрации приказов
На каждом предприятии издаются приказы, распоряжения. Они делятся на следующие виды: по личному составу, по основной деятельности, по отпускам. По каждому из них рекомендуется вести отдельный журнал регистрации приказов. Специальной формы данного документа не существует, поэтому компанией бланк

Как заполнять книгу приказов
Приказы являются локальными документами организации, необходимыми для решения текущих задач в деятельности организации. После издания приказы необходимо регистрировать в специальных книгах. В организации должны заполняться книги регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу.

Как обозначить приказы
Приказ — документ, имеющий большое практическое значение. В нем указывается некое конкретное действие: прием и увольнение работника, дисциплинарное взыскание, необходимость внедрения новой технологии и многое другое. Делопроизводитель должен обеспечить хранение этого вида документов и возможность

Как оформить приказ регистрации приказов
Порядок оформления приказов по предприятию устанавливается инструкцией по делопроизводству. При этом учет и хранение данных документов ведется в специальной книге регистрации приказов, которая в обязательном порядке должна присутствовать у каждой организации. Спонсор размещения PG Статьи по теме

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и юридически закрепляют его отношения с работодателем. На основе приказов ведется трудовая книжка и личное дело, а в зависимости от их содержания назначается оплата труда, осуществляются переводы и повышения в должности.

Они являются самостоятельной группой распорядительных документов и основой кадрового документооборота. Подшиваются эти приказы в отдельное дело, нумеруются вне зависимости от прочих приказов, систематизируются по времени создания.

Унификация формы оформления

Для подготовки документа используются установленные унифицированные формы. Так как приказы такого рода являются первичными учетными документами, то есть основаниями для налоговой отчетности и бухгалтерского учета, то рекомендуется использовать только утвержденные формы для их составления. Существуют исключения, когда приказ оформляется в свободной текстовой форме, тогда основой становится принятая форма приказа по основной деятельности предприятия.

Помимо оригиналов, могут быть оформлены копии приказов для бухгалтерии предприятия. Копии руководителем не подписываются, а лишь заверяются работником кадровой службы. Оригинал приказа всегда остается на хранении в кадровой службе.

Классификация, подшивка, хранение

При классификации приказов учитывается принятый минимальный срок их хранения, который определяется в соответствии с Типовым перечнем документов 2010 года выпуска. Кроме того, допускаются к использованию различные ведомственные перечни, которые формируются с учетом специфики организаций, связанной с их работой в определенной отрасли. Такие перечни являются приоритетными, так как они учитывают всё разнообразие документов конкретного предприятия и используются для проведения экспертизы ценности документов. Законодательством определены два минимальных срока хранения: 75 лет для одних видов документов и 5 лет для других.

Целесообразно нумеровать и формировать подшивку приказов длительного хранения отдельно от приказов кратковременного хранения. Каждое подшитое дело непременно заносится в номенклатуру дел организации .

В больших учреждениях с объемным документооборотом удобно подразделять приказы на разновидности по их содержанию. Например, при большом количестве документов сроком хранения 75 лет их можно разделить на три группы: о приеме на работу, увольнении и переводе; об отпуске; прочие приказы. Также допускается подразделение приказов краткосрочного хранения.

Каждой группе приказов дается делопроизводственный индекс из букв, цифр или их сочетания.

Предшествующие документы

Оформлению приказа по личному составу предшествует письменное основание, например:

Выпуску приказа может предшествовать несколько оснований, например, трудовой договор и личное заявление. Основания могут помещаться в личное дело работника. если приказ имеет длительный срок хранения. Прочие основания могут быть размещены вместе с соответствующими приказами, в дальнейшем расформировываться перед архивированием, или же формируются в отдельном деле, но с обязательным включением такого дела в номенклатуру. Следует указать основные разновидности оснований в заголовке дела, к примеру, «Документы о выделении дополнительных средств (о назначении премий, материальной помощи и вознаграждений)». В соответствии с Типовым перечнем документов основания, не прикрепленные к личному делу сотрудника, хранятся 5 лет.

С соответствующим содержанию заголовком оформляется и обложка дела с приказами. Например, «Приказы генерального директора ЗАО «СтройИнвест» по командированию сотрудников (длительные командировки)».

Проверка, передача в архив и уничтожение

Каждый документ в обязательном порядке проходит тщательную проверку оформления. При отсутствии даты, необходимых подписей, при наличии ошибок в основном тексте приказ отправляется на доработку или исправление.

Приказы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет, необходимо правильно передать в архив организации и включить в опись дел по личному составу. Прочие приказы, срок хранения которых составляет меньшее время, после истечения сроков уничтожаются вместе с другими документами, о чем составляется акт об уничтожении документов. Обычно документы предприятия уничтожают централизованно. Поэтому составляется сводный акт, куда входит остальная документация со всех подразделений данного предприятия.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности .

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. 10 лет) и временных сроков 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации .

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника .

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.


Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов .

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Источники: http://masterotvetov.com/ofisnaja-zhizn/73377-kak-hranit-prikazy.html, http://delo-pro.ru/deloproizvodstvo/prikazy-po-lichnomu-sostavu-ix-formirovanie-i-xranenie.html, http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/prikazy-po-lichnomu-sostavu-formirovanie-hranenie.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения