Главная » Как правильно оформить

Правильно оформлять информационное письмо

Как оформить информационное письмо

December 4, 2012

Каждая организация должна уделять особое внимание официальной переписке. Ведь она является частью имиджа и поддерживает деловую репутацию. Информационное письмо – пример одного из видов такой переписки, и ниже речь пойдет именно о правилах его оформления.

Как правило, такие письма носят официальный характер, составляются по типовому шаблону и имеют обобщенного адресата (рассылка осуществляется по списку). Кстати, сразу следует оговориться, что использование местоимения Вы , написанного с большой буквы, допустимо при конкретном обращении только к одному человеку. Во всех остальных случаях следует использовать строчную букву: ваше, вам.

Предназначается информационное письмо действующим или потенциальным партнерам организации. Сведения, которые следует сообщить адресату, должны быть максимально информативными. Не исключено, что такой документ может содержать различные приложения к сообщаемой информации. Письмо должно составляться в соответствии с общепринятыми правилами делопроизводства.

Слева, в верхнем углу письма, обязательно должны быть указаны реквизиты и контактная информация организации, являющейся автором. В случае наличия в организации углового штампа, следует его проставить, так как он является носителем необходимой информации. Если информационное письмо инициировано вами, укажите дату и исходящий номер. В ответах на запрос необходимо указывать дату и номер входящего документа. Верхний же правый угол предназначается для обозначения адресата. Причем, неплохо бы было узнать персональные данные руководителя организации – получателя письма, и перечислить его должность, название компании и полный адрес местоположения.

Теперь немного о самом тексте. Продумайте и укажите тему сообщения. К примеру, о проведении выставки или о рассмотрении предложений. Начните вступительную часть со слов: Сообщаем вам , Доводим до вашего сведения и тому подобное. Вступление напрямую зависит от вида информационного письма и его целей. Далее, как можно подробнее попытайтесь донести основную мысль послания. При необходимости добавьте приложения и не забывайте перечислить их названия в конце письма, а также впишите количество прилагаемых листов. Завершать информационное письмо следует заверениями в уважении, а также указанием должности и личных данных автора-составителя. Обязательна подпись и контактный телефон исполнителя.

Существует несколько разновидностей информационных посланий, краткое описание которых дается ниже.

Рекламно-информационное письмо (коммерческое, презентационное) заостряет внимание публики на товарах, событиях, услугах. Оно не предполагает прямого обращения к конкретному адресату, поэтому готовить ответ на него не требуется. Цель такого послания – указать какие-либо преимущества или побудить к действию.

Письмо-сообщение отражает события, взаимно интересные для обеих сторон, в отличие от письма-уведомления, ценного только для получателя.

Основной целью письма-извещения является информирование адресата о проведении публичного мероприятия, например, выставки, совещания, конференции. Такое информационное письмо имеет обязательный атрибут – конкретные детали об условиях, месте и времени проведения.

Пример информационного письма :

Учебный бизнес-центр Стелла сообщает о проведении обучающего семинара по теме Налогообложение индивидуальных предпринимателей , и предлагает Вам принять в нем участие. Программа обучающего семинара прилагается. Проведение семинара назначено в большом актовом зале административного здания ЗАО Агрегат на 12 января 2013 года. Регистрация участников будет проводиться с 9-00, начало проведения семинара в 10-30. Адрес: г.Можайск, ул.Ленина, 54. В случае Вашего согласия убедительно просим подтвердить участие до 11 января 2013 года. На все интересующие вопросы Вам ответят в нашем офисе или по телефону: 45-16-28.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Как правильно оформить письмо

В настоящее время мало кто из нас пишет бумажные письма, а если и пишут, то порой не знают, как правильно оформить свое послание. В этой статье я расскажу об основных правилах написания письма.

Итак, первое и, наверное, самое важное правило - это ваш почерк. Старайтесь при написании письма быть аккуратным, следите за разборчивостью написанного. Содержание вашего послания зависит от личных отношений с адресатом, поэтому, о чем именно писать вы найдете сами. Если же вы пишите при помощи компьютера, а затем отправляете письмом, то подписать его стоит от руки. Можно так же приписать пару фраз и еще раз подписать.

Писать письма следует ручкой, а не карандашом, т.к. написанное карандашом может значительно затруднить чтение.

Теперь перейдем непосредственно к оформлению. Каждое письмо нужно начинать с даты, обычно она ставится в верхнем правом углу, так же нужно помнить, что на полученные письма получатель должен ответить в течение пяти дней.

На любой бумаге, которая предназначена для отправки, стоит отчерчивать поля, примерно 2 см. Письма стоит начинать с приветствия к адресату, которые стоит располагать посередине строчки. Если вы отправляете длинное послание, то стоит пронумеровывать страницы, обычно нумерация ставится вверху/внизу по середине страницы, с краю бумаги.

Заканчивать свое письмо стоит добрыми пожеланиями и выражением своего отношения к получателю, после ставится подпись. Например: Всего вам самого светлого. С уважением, Михаил .

После того, как письмо написано, оформляем конверт.

Во-первых, бумага, на которой написано письмо, складывается внутрь посланием, так, чтобы не было видно текста (если же этого избежать невозможно, то положите письмо в сложенный чистый лист бумаги).

Во-вторых, адрес стоит писать разборчиво, чтобы у работников почты не возникло трудностей. Для написания адреса существует определенный порядок:

  1. название улицы;
  2. номер дома/квартиры;
  3. название населенного пункта, района, области;
  4. название страны;
  5. индекс.

Так же стоит писать свой адрес, чтобы при возникновении проблем на почте вам смогли его вернуть и чтобы сам получатель знал от кого пришло письмо.

В заключении хочется сказать несколько слов насчет открыток, они предназначены для поздравления, краткого послания, но перед отправкой данного вида связи следует помнить, что ваше сообщение открытое , т.е. его может прочитать любой работник почтовой связи. Поэтому при отправке это стоит учитывать и не писать о каких-то личных вещах, которые не требуют большого внимания, лучше такие открытки интимного характера посылать в конверте.

Образец информационного письма

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

  • письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
  • письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;
  • письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;
  • письмо-напоминание – о выполнении обязательств;
  • рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

Исх. № 201112-1
от 20 ноября 2012 г.

Директору ООО Имидж
А.В. Сухаревой

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11 г. С 23.11 г. директором ООО Мишель назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11 г. прилагается.

С уважением,
Директор ООО Мишель

Источники: http://fb.ru/article/44670/kak-oformit-informatsionnoe-pismo, http://www.znaikak.ru/kakoformitpismo.html, http://working-papers.ru/informacionnoe-pismo-obrazec.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения