Главная » Как правильно оформить

Разменный фонд кассира операциониста как правильно оформить

Об оформлении разменного фонда при расчетах через ККТ

Один из болезненных вопросов - оформление разменной суммы денег, которой нужно снабдить кассира-операциониста перед началом работы, как того требуют Типовые правила эксплуатации ККМ. Почему-то к этому многие организации относятся легкомысленно, за что и расплачиваются штрафами. Как же правильно оформить размен?

С точки зрения Управления ФНС по Санкт-Петербургу, высказанной в Письме N 04- 07/27365@. это выглядит так.

В начале дня кассир-операционист по РКО получает разменную сумму и кладет деньги в ящик кассового аппарата. В РКО в строке Основание так и пишем: разменный фонд. Затем в кассовой книге появляется запись о выдаче денег. Она и РКО для проверяющих будут доказательством того, что лишняя сумма в кассе - не выручка, а именно размен. В конце работы кассир-операционист сдает ВСЕ деньги из ящика кассового аппарата по ПКО. Причем лучше составить два отдельных ордера: один - на выручку, а другой - на возврат размена. Утром следующего дня все повторяется.

Вопрос. Интересно, как все это будет работать, если магазин открывается в 8 утра, а бухгалтерия в 10, да между ними еще расстояние приличное.

Ничто не безупречно. В вашем случае РКО можно подвезти кассиру сразу после открытия бухгалтерии. А можно (только я вам этого не говорил) оформить РКО на размен накануне, но дату поставить завтрашнюю. То есть заполнить документ не задним, а, так сказать, передним числом. Да, это будет нарушением, но обнаружить его невозможно. А вот лишние деньги в ящике ККТ без РКО найти очень легко.

Если же магазин и заканчивает работу намного позже бухгалтерии, то ПКО на дневную выручку и разменный фонд, как вы понимаете, получится оформить не раньше завтрашнего дня. Только датированы они будут днем получения выручки и возврата размена. Но штрафовать за это никто не будет.

И главное: разменный фонд ни в коем случае не должен проходить по журналу кассира- операциониста. Просто ни в коем случае! Там место только выручке, полученной через ККТ. А записи о разменных суммах лишь подтолкнут инспекторов к составлению протокола, будьте уверены в этом. Посмотрите, в унифицированной форме журнала даже граф таких нет. Если же вдруг вы купили журнал, в котором графы для размена есть, то не заполняйте их. Питерское Управление налоговой службы вовсе рекомендует своим подчиненным при заверении таких журналов вносить в них запись о том, что подобные графы заполнять запрещено.

Причем, увидев данные о разменном фонде в журнале кассира-операциониста, налоговики могут обвинить вас не только в неоприходовании выручки, но и в неправильном ее хранении.

Вопрос. Постойте, это что же: в ящике кассового аппарата на ночь разменные деньги нельзя оставлять?

Если судить только по нормативным документам, то нельзя. Помните требования к кассовой комнате? Вряд ли помещение магазина им соответствует. Даже если там сейф в кабинете заведующего есть, наверняка двойной двери и окошка для выдачи денег нет. Разве что огнетушитель найдется. И ФАС Северо-Кавказского округа, между прочим, раз за разом признает законность штрафа за такое неправильное хранение денег. Например, в Постановлении N А53-25387/2008-С4-55. Кстати, это еще одна причина, по которой при нынешнем состоянии законодательства разный режим работы магазина и бухгалтерии сулит организации неприятности.

Вопрос. Какое-то бессмысленное хождение бумаг по кругу получается с этим разменным фондом.

В чем-то вы правы. Но разрыв этого круга может стоить вам 40 000 - 50 000 руб. штрафа. Впрочем, есть способ немного уменьшить количество бумаг. Его подсказало Постановление ФАС Западно-Сибирского округа N Ф04-881/2008(462-А70-43).

Что сделала фирма из Тюмени, фигурант этого решения? Она выдала разменную сумму продавцу на год. Порядок ведения кассовых операций это не запрещает. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее, чем пройдут 3 дня со дня окончания срока, на который он эти деньги получил. После этого продавец преспокойно держал деньги в ящике кассового аппарата, не включал их в состав дневной выручки и не сдавал по ПКО. Типовые правила эксплуатации ККМ не запрещают продавцам класть туда наличность, полученную перед началом работы. В суд же организация попала, я уверен, только потому, что выдала деньги не по РКО, а по какому-то загадочному акту приема- передачи.

Вопрос. А если продавцов, скажем, двое и они работают на одном кассовом аппарате посменно?

Выдайте одинаковую сумму размена под отчет каждому. Но всю сумму в аппарат пусть положит только один. Или каждый - по половине. Тогда проверяющие будут просто не в состоянии определить, чья именно подотчетная лишняя наличность лежит в кассе. Класть обе полные суммы туда нельзя, иначе будет легко выявить, что один подотчетник пользуется деньгами другого, а это запрещено Порядком ведения кассовых операций.

Вопрос. Хорошо, минул год, что продавцу в авансовом отчете писать?

Да почти ничего. Получил столько-то, не потратил ни копейки, вернул столько-то по такому-то приходному ордеру. Все.

Пример. Заполнение авансового отчета по разменному фонду

В начале 2010 г. старший кассир-операционист ООО Цемекс С.В. Толченов получил под отчет 1000 руб. в качестве разменного фонда. 31.12 он сдал деньги в кассу по ПКО N 1499 и заполнил авансовый отчет.

Заполненный отчет может выглядеть так.

Если оформлением размена пренебречь, разбирательства в суде обеспечены.

ПКО оформлен на сумму дневной выручки за минусом разменной суммы? Выдача размена не оформлена РКО? Тогда - штраф, как утверждают московское управление налогового ведомства в Письме N 34-25/073412 и ФАС Московского округа в Постановлении N КА-А40/12458-08. Против них - Постановления ФАС Северо-Западного округа N А56-22181/2007 и N А56-43411/2006. В обоих суд дал понять, что ящик кассового аппарата - не касса организации, здесь Порядок ведения кассовых операций не действует.

Когда же организацию пытаются оштрафовать только за то, что она не оформила РКО на разменные деньги, ФАС Северо-Западного округа отвечает: это нарушение Порядка ведения кассовых операций не делает разменный фонд неоприходованной выручкой. Посмотрите, например, Постановления N А56-17823/2007 и N А56-14725/2007. В то же время ФАС Центрального округа в Постановлении N А64-2989/06-4 счел законным штраф по статье 15.1 КоАП РФ за то, что продавцу не выдали разменный фонд под отчет (а значит, и РКО не оформлялся).

Впервые опубликовано в издании Главная книга. Конференц-зал 2010, N 5

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Бухгалтерские услуги в Москве

Разменный фонд кассира

Как легально держать в кассовом аппарате денежные средства на начало дня?

Разменный фонд необходим кассиру в начале рабочего дня при открытии рабочей смены. Если при проверке в ящике ККТ будет обнаружен излишек денежных средств без бухгалтерского оформления, контролирующие органы можут расценить этот излишек как неоприходование денежной наличности, а при выявлении расхождения суммы наличности в денежном ящике с выручкой, проведенной по кассовому аппарату - как неприменение ККТ.

Кассир обязан знать: лучше в кассе будет немного меньше денег, чем пробито по чекам, нежели излишки.

Есть общее правило:

• излишки по кассе квалифицируются как неучтенная выручка и ее необходимо оприходовать как доход предприятия;

• недостача по кассе при наличии договора о полной материальной ответственности может быть взыскана с кассира в полном объеме.

Имеется судебная практика по зафиксированным проверяющими органами в акте КМ-9 излишкам по кассе. По мнению судей, лишние денежные суммы в ящике ККМ не доказывают, что компания осуществляла наличные расчеты без использования кассового аппарата.

В Постановление Федерального суда Волго-Вятского округа от 02.05.07 №А79-7167/2006 указывается: чтобы привлечь компанию к ответственности по статье 14.5 КоАП РФ, проверяющие должны подтвердить конкретные факты наличных расчетов с посетителями без выдачи кассовых чеков. Необходимо зафиксировать в протоколе время и место расчетов с посетителями, кому и какие услуги были предоставлены, иные сведения. Иначе штраф является незаконным.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится на основании расходного кассового ордера (РКО), в котором указано назначение аванса – разменный фонд. В кассовую книгу вносится запись о выдаче денег.

Эти два документа будут являться доказательством того, что в денежном ящике именно деньги разменного фонда, а не излишки.

Имеются, как минимум, 2 варианта легального нахождения в ящике ККТ денежные средств на начало рабочего дня для размена:

• создать разменный (резервный) фонд;

• выдать деньги под отчет.

Разменный фонд

Законодательством не установлено, как нужно создавать и учитывать разменный фонд в компании. Разменный фонд позволяет легально держать наличные денежные средства в кассе на начало рабочего дня, чтобы давать сдачу покупателям. Создать разменный фонд может не только торговая компания– ограничений никаких нет.

Порядок создания и использования разменного фонда компания может прописать в приказе. Это внутренний приказ по предприятию о выдаче разменного фонда, в котором прописываем сумму, условия выдачи и сдачи денежных средств по каждому кассовому аппарату. Копию приказа и расходный кассовый ордер необходимо хранить рядом с ККМ, чтобы в случае проверки можно было бы быстро представить эти документы проверяющим. С приказом должен быть ознакомлен главный бухгалтер, кассир, кассир-операционист.

Можно выдавать и сдавать деньги раз в месяц, так как ежедневно выдавать и сдавать резервный фонд неудобно (необходимо ежедневно выписывать приходные и расходные кассовые ордера). Остальное время денежные средства будут находиться в кассовом ящике.

В Типовых правилах эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России от 30.08.1993 г. № 104 п. 3.8 сказано, что разменный фонд кассир получает перед началом работы. Но Типовые правила не содержат требования ежедневно сдавать разменные деньги в общую кассу.

Бухгалтер отражает расход денег из общей кассы в операционную. Для этого выписывают расходный кассовый ордер. Прием денег в операционную кассу отражают записью в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

В бухгалтерском учете движение денег отражаем проводками:

Дебет 50 субсчет Операционная касса
Кредит 50 субсчет Касса организации – выдан разменный фонд.

Розничную выручку и разменный фонд необходимо оформить разными приходными кассовыми ордерами. Если в организации несколько кассиров – то необходимо будет вести еще один документ. Это Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). В журнале кассира- операциониста сумма разменного фонда не отражается.Чек при получении разменного фонда не пробивается.

Для обособленных подразделений, которые не имеют расчетного счета. для учета выданных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Все операции организация отражает в соответствующем разделе кассовой книги для обособленных подразделений, причем передача обособленным подразделением листа кассовой книги в основную кассу предприятия для закрытия смены может происходить в электронном виде. Срок предоставления листа кассовой книги на бумажном носитете утверждается правилами документооборота предприятия.

Выдать деньги кассиру под отчет на длительный срок

Эти деньги будут числиться за ним все время, пока он работает в компании. Кассир имеет право хранить эти деньги в ящике ККТ, так как они не являются его личными средствами (п. 4.7 Типовых правил по экслуатации ККМ). При увольнении кассир возвращает разменный фонд обратно в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете движение денег отражаем проводками:

Дебет 76 субсчет Разменный фонд кассира
Кредит 50 субсчет Касса организации – выдан разменный фонд под отчет.

Если суммы разменного фонда записаны в книге по форме № КО-5, то в журнале кассира-операциониста они не отражаются,так как не имеют отношения к кассовой выручке.

Разменная монета в кассе:использование и учет

Из п. 2.13 Положения о кассовых операциях мы узнаем: Предприятия и предприниматели должны обеспечивать наличие в кассе банкнот и монет для выдачи сдачи . И помимо этого, не следует забывать, что контролеры во время проверок в сфере торговли, общественного питания и услуг должны обращать внимание (и поверьте нам, обращают) на обязательность постоянного наличия в кассе разменной монеты для выдачи сдачи (п. 7.25 Положения о кассовых операциях).

Ни в одном нормативном документе не сказано в каком именно количестве должна быть разменнаямонета в кассе, главное, чтобы она вообще была. Причем не только в начале торговли, но и в течение всего времени работы магазина.

Что же грозит за отсутствие разменной монеты в кассе? Это админштраф за нарушение правил ведения кассовых операций, и он грозно нависает над должностными лицами предприятия: их оштрафуют на сумму от 8 до 15 НМДГ (136-255 грн) согласно ст. 1642 КоАП.

Несомненно, мелочь для сдачи должна быть именно там, где проводят расчеты с покупателем. Если это главная касса предприятия, то все просто: получил разменную монету в банке — выписали приходный кассовый ордер (далее — ПКО), а затем уже распоряжайся наличными.

А вот как передать разменную монету в операционную кассу (в магазине) или в кассу обособленного подразделения? Передавая мелочь в обособленное подразделение главной кассы, нужно оформить расходный кассовый ордер (далее — РКО). А вот в подразделении выпишут ПКО на сумму разменной монеты — конечно, если там ведут кассовую книгу.

Но зачастую обособленные подразделения, имеющие дело с РРО или расчетными книжками (далее — РК), кассовую книгу на применяют. Тогда Вам достаточно составить в главной кассе только РКО, а внося разменную монету в операционную кассу РРО, провести операцию Служебное внесение на сумму разменки (п. 4.5 Порядка регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614). А РКО на сумму разменных денег следует выписывать на каждый РРО, в который Вы ее вносите.

Когда пользуются РК, разменную монету нужно записать в корешок расчетной квитанции с аналогичной пометкой Служебное внесение (п. 9.7 Порядка регистрации и ведения книг учета расчетных операций и расчетных книжек, утвержденного приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614).

В конце торговли разменную монету - можно сдать в (главную) кассу вместе с выручкой. А можно и оставить в операционной кассе (ящике РРО), здесь главное, чтобы остаток наличных не превышал лимита кассы подразделения (если таковой есть) или предприятия в целом.

Но случается, что у предприятия несколько кассовых аппаратов в одном торговом зале.Тогда наличные для выдачи сдачи можно раздать кассирам-операционистам РРО при помощи Книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег по ф. № КО-5 (приложение 6 к Положению о кассовых операциях). В начале или в течение дня по этому документу Вы будете передавать разменную монету, а в конце по нему же ее вместе с выручкой соберете. О заполнении и ведении ф. № КО-5 читайте в материале на стр. 12 текущего номера.

Чтобы у Ваших подчиненных (кассиров или бухгалтеров) не возникали вопросы при работе с разменной монетой, рекомендуем указать все тонкости в приказе о кассовой дисциплине или в отдельном приказе по предприятию.

Источники: http://ppt.ru/news/82367, http://mosbux.com/21-kassovye-operatsii.html, http://ukrbuhgalter.com/razmen_monet.php

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения