Главная » Как правильно оформить

Своевременно правильно оформлять документацию

Документ. Правила оформления и составления документов

Материал подготовлен специалистами редакции журнала Налоги и бухгалтерский учет

Правила оформления и составления документов

В сегодняшних экономических условиях предъявляются особые требования к составлению деловых документов, в том числе и бухгалтерских.

Составить корреспонденцию счетов хозяйственных операций - это одно, другое - правильно оформить ее на документах, ведь бухгалтерские проводки осуществляются на основании подтверждающих документов. Недаром законодательством установлено, что бухгалтерский учет предполагает сплошное и непрерывное документальное обеспечение всех хозяйственных операций, осуществляемых предприятием.

Каких же стандартов следует придерживаться при составлении документов и на основании каких документов?

К сожалению, сегодня в Украине существует очень мало нормативных актов, которые регламентируют правильное оформление записей в документах. В основном это Положение об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденное постановлением КМУ от 03.04.93 г. N 250, и Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. N 88. Другие нормативные акты регламентируют порядок заполнения документов строгой отчетности: товарно-кассовой книги, кассовых ордеров и т.д. Однако существует всего лишь один документ, который содержит в себе требования по оформлению и составлению документов не строгой отчетности,- ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации .

Если Вы хотите, чтобы:

- составленный Вами документ имел реальную юридическую силу не только для Вас, но и для суда;

- Ваши партнеры, получив от Вас документы, не использовали их в качестве примера Вашей неопытности (со всеми вытекающими последствиями!);

- Ваши подчиненные не отнимали у Вас время на переделку документа (не по содержанию, а по форме!);

- любой документ можно было бы найти за 1-2 минуты, то эта статья Вас обязательно заинтересует.

Однако обращаем Ваше внимание на то, что нижеизложенная информация носит рекомендательный характер.

Начнем с основных понятий.

ГОСТ определяет документ как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. То есть главное назначение документа, причина его появления необходимость зафиксировать информацию.

Отразив (зафиксировав) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. На любом предприятии бухгалтерские документы являются частью документального фонда предприятия в целом и включаются в общий документооборот.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете указано, что с целью упорядочения движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов устанавливается график документооборота, с указанием даты создания или получения от других предприятий документов, принятия их к учету, передачи в обработку и архив.

Таким образом, бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы предприятия.

И сегодня многие бухгалтера коммерческих предприятий (особенно мелких) поняли, что от четкости и оперативности обработки, движения документов очень сильно зависит быстрота принятия решений. Нередко при нечеткой организации документооборота бухгалтер не вовремя получает от материально ответственных лиц документы, что приводит к нарушению порядка ведения бухгалтерского учета. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

На любом предприятии все документы должны пройти несколько этапов:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- контроль за исполнением;

- исполнение документов (составление);

Обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику. В соответствии с распределением должностных обязанностей поступивший документ передается тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая или материальная деятельность, расчет заработной платы и т.д.

В бухгалтерии документы проверяются по наличию в них обязательных реквизитов и на соответствие хозяйственной операции законодательству, логической увязки отдельных показателей.

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам проведения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), или содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры осуществляется по мере их поступления к месту обработки, однако не позднее срока, обеспечивающего своевременную выплату заработной платы, составление бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования.

Например, все документы, которые прилагаются к расходным и приходным кассовым ордерам, а также документы, которые стали основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной надписью получено или уплачено с указанием даты (числа, месяца, года). Теперь поговорим об оформлении документов. Каков бы ни был документ (письмо, приказ, служебная записка и т.д.), он должен включать в себя ряд обязательных элементов, называемых реквизитами (дата, текст, подписи и т.д.).

Документ не может включать в себя более 31 реквизита.

К наиболее часто используемым в работе организационным реквизитам относятся:

- почтовый индекс, адрес, телефоны;

- название вида документа;

- индекс (номер) документа;

- ссылка на код и дату входящего документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

Какие документы и разрешения нужны, чтобы получить работу за рубежом

Получить работу за рубежом не так-то просто. Необходимо правильно и своевременно оформить документы, которые дадут гарантию того, что вы, не нарушая трудовое законодательство, найдете себе достойную работу.

Возможность найти хорошую работу за границей зависит от востребованности вашей профессии

Каждый человек мечтает о хорошей жизни. И в поисках достойного заработка многие люди обращаются к иностранным работодателям в надежде заработать свой миллион. Не будем рассматривать истории, когда благодаря обычным объявлениям люди находили высокооплачиваемую работу танцовщиц и горничных, и рассказы о будто бы фантастических доходах мастера, который устроился в иностранный груминг салон. Подойдем к вопросу работы за рубежом объективно.

Для начала, вы должны в общих чертах ознакомиться с трудовым законодательством и правовыми нормами тех государств, в которых собираетесь устраиваться на работу. Кроме того, выясните главное – нужны ли там работники вашей специальности? Помните, возможность найти хорошую работу за границей, прежде всего, зависит от того, востребована ли та специальность, которой вы обучались или которой владеете.

Но для того, чтобы уехать заграницу, где даже стрижка шпицов. например, будет приносить доход больший, чем на родине, нужно позаботиться и о правильно оформленных документах для трудоустройства. Вам необходимо получить рабочую или въездную визу. Возможно, получиться добиться даже вида на жительство. Это зависит от времени, которое вы собираетесь провести в данной стране, и от условий и особенностей иммиграционного законодательства. Обычно процедура получения визы потенциальным рабочим проходит в том или ином посольстве иностранного государства, находящемся в вашей стране. В отдельных же случаях рабочую визу вклеивают непосредственно в паспорт на таможне, при пересечении границы той страны, в которой он собирается устраиваться на работу.

Чтобы получить разрешение на въезд, необходимо собрать определенный пакет документов. Обычно их запрашивают в посольстве, так как именно там будут выдавать визу. Там же с работником, выезжающим за рубеж, проводят интервью о цели въезда, во время которого все ответы на вопросы сверяют с предоставленными документами. Во время беседы с консульским офицером вы должны доказать, что у вас нет намерения эмигрировать. Кроме того, если ваша будущая должность требует знания иностранного языка, вас, скорее всего, попросят пройти небольшое тестирование.

После получения рабочей визы вы можете выезжать за границу и зарабатывать свои миллионы. Вполне возможно, ваши профессиональные качества окажутся столь востребованы, что вам поступит предложение остаться в стране на ПМЖ.

Правила оформления документов

Правила оформления документов

В новом разделе сайта Правила оформления документов мы собрали и систематизировали для вас информацию о документах, которыми вы наиболее часто пользуетесь в своей профессиональной деятельности.

В этом подразделе вы найдете шаблоны и примеры оформления Положения о структурном подразделении, Инструкции по ДОУ, должностных инструкций сотрудников делопроизводственной службы, Правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Здесь же - статьи из журнала Справочник секретаря и офис-менеджера и ответы экспертов на ваши вопросы по этой теме.

Здесь вы познакомитесь с шаблонами и примерами оформления приказов по организационно-распорядительной деятельности и выписками из них, с примерами оформления распоряжений и указаний. Вас также ждут статьи и ответы экспертов на вопросы по теме подраздела.

Вы найдете в данном подразделе информацию (шаблоны, примеры оформления, статьи, ответы на вопросы) о протоколах (полном и кратком), выписках из них, а также информацию об актах.

Здесь вы познакомитесь с вариантами оформления писем, а также с их разновидностями (письмо-приглашение, письмо-ответ и т.д.). Найдете новую информацию в статьях и ответах на вопросы по теме Деловая переписка .

Докладные и объяснительные записки, отчеты, справки, сводки и т.д. - документы, которые зачастую оформляются в произвольной форме, ждут вас в этом подразделе, который мы начали для вас формировать. Здесь вы найдете и экспертные материалы по теме.

Этот подраздел содержит основные нормативные документы, необходимые для правильного оформления документов разных видов, и материалы экспертов по нормативной базе делопроизводства.

В данном разделе вы найдете шаблоны и рекомендуемые варианты оформления организационно-распорядительных документов. Обращаем ваше внимание на то, что формы документов постоянно обновляются. Следите за объявлениями на сайте!

Присылайте свои предложения по наполнению раздела и свои документы для размещения по адресу egubernskaya@mcfr.ru

Источники: http://cons.parus.ua/_d.asp?r=0055R87a5f18fc89a1724b6b5b332d852094d, http://www.zagranitsa.info/article.php?idart=44432new=444, http://www.sekretariat.ru/article/27

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения