Главная » Как правильно вести

Правильно вести учет рабочего времени

Табель учета рабочего времени (образец заполнения)

19 ноября 2012, просмотров: 104893, Раздел: Бизнес-статьи

В табеле учета рабочего времени, как правило, отображают количество часов, которые были отработаны сотрудником, а также в табеле фиксируются явки и неявки работника на работу.

Для того чтобы правильно вести учет рабочего времени. необходимо знать как заполняется табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени должны вести все предприятия. Это нужно для того чтобы:

1. Учитывать ежедневное исполнение работником его основных обязанностей, а также следить за исполнением им трудового режима.
2. Знать отработанное время работником.
3. Правильно рассчитать заработную плату.
4. Вести статистическую отчетность по труду, которая необходима для органов статистике.

Госкомстатом РФ утвержден единый табель учета времени работника. Он может быть двух форм: Т- тринадцать и Т – двенадцать. Т – 12 считается универсальным вариантом. а вторая форма может применяться только в том случае, если на предприятие имеется автоматическая система контроля за неявками и явками работника. Такие данные заносятся в компьютер автоматически. Но чаще всего применяется форма Т – 12, так как компьютеризованная форма имеется не во всех предприятиях.

Табель учета рабочего времени: образец заполнения

Документ такого рода составляется только в одном экземпляре. Заполненный табель учета рабочего времени в конце месяца должен быть подписан руководителем структурного подразделения и работником кадров. Затем документ переходит в бухгалтерию, для того чтобы произвести расчет заработной платы.

Ведет такой документ сам руководитель или же бухгалтер или кадровик. Табель необходимо вести в течение всего месяца, а по его окончании подводятся итоги по общему количеству часов, которые отработали все сотрудники. Ведется также учет промежуточного результата за первую и вторую половину данного месяца. Все явки и неявки на работу фиксируются при помощи метода сплошной регистрации. Это значит, что в каждую соответствующую ячейку вносится обозначение явки или неявки сотрудника. Но можно и не вписывать явки, а фиксировать только отклонения от основного графика работ.

Теперь давайте по конкретнее рассмотрим образец заполнения табеля.

В форме Т - двенадцать в графах четвертой и шестой имеется две строчки. В верхней строке проставляется обозначение видов затрат в буквенной форме по каждому дню данного месяца. То есть отпуск, явка, больничный, командировка и так далее. А в нижней указывается общее количество часов по ним. Так, например, если сотрудник тринадцатого июня явился на работу и находился на ней весь день, то в табель за данный месяц в ячейке с числом тринадцать напротив фамилии работника нужно поставить букву «Я» и число восемь. Если в этот день работник был командирован, то ставится буква «К», а так как в этот день он не был на работе, то в нижней строке ставится число ноль. Выходные и праздничные дни также имеют свое обозначение. В этом случае в верхней строке ставится буква «В», а в нижней указывается число ноль.

Но не забудьте, что для того чтобы поставить какой-то код в верхней строке, вы должны иметь веские основания. Так для того чтобы указать в табеле больничный у вас должен быть соответствующий документ. Если у вас нет документов, которые могут подтвердить отсутствие работника, то в табеле ставиться «НН», то есть неявка по невыясненным причинам.

В конце каждого месяца обязательно производится подсчет общего числа отработанных часов и дней. При этом в общий итог не входят такие дни как: праздничные, неявки по не уточненным причинам, прогулы, больничные и командировки, то есть все те дни, когда рабочего не было на рабочем месте. Для подсчета общего количества отработанных часов, нужно сложить все цифры, которые указаны во второй строке граф четыре и шесть. А результат этого сложения должен быть занесен в графу пять (первая половина месяца), в графу семь (за вторую часть месяца) и графы восемь – тринадцать (за весь месяц).

Общее количества неявок указывается в графах четырнадцать – шестнадцать. В пятнадцатой графе указывается цифровой код причин неявок. Например, код 09 означает очередной отпуск работника, а 30 – неявка, причины которой невыяснены. В графу семнадцать общее число выходных дней работника за месяц. В семнадцатую графу вносится общее число выходных за месяц.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Если вы заметили, что качество работы бухгалтерии падает, не спешите решать кадровые вопросы радикально. Найти пробелы можно с помощью современных компьютерных систем, которые позволяют вести учет рабочего времени и оценивать эффективность труда сотрудников.

На сегодняшний день существует немало способов учесть рабочее время сотрудников. Самый распространенный и простой из них - обратиться в службу безопасности компании. Как правило, для этого подразделения бухгалтерия - зона особого внимания, ведь там хранятся финансовые тайны предприятия и информация, утечка которой может вызвать много проблем. Поэтому для главного бухгалтера служба безопасности - первый соратник в деле учета рабочего времени.

Самое первое и простое, что вы можете узнать о бухгалтере, - это его рабочий режим. Если ваш подчиненный не успевает выполнять свои обязанности, посчитайте, сколько времени он пребывает на работе. Самые простые и точные сведения об том могут сообщить данные проходной.

- На сегодняшний день в российских организациях в качестве средства идентификации сотрудников наиболее широко распространены так называемые электронные ключи, - говорит Кирилл Вавилов, директор по технологиям компании Квазар-Микро . - Такая система разрешает человеку попасть в здание только после того, как он приложит свой электронный пропуск к специальному полю установки и, получив добро, пройдет через турникет. В учреждениях с повышенными требованиями к безопасности и секретности информации могут использоваться и другие более технологически сложные и дорогостоящие решения на основе биометрических данных - отпечатков пальцев, сетчатки глаза.

Как бы там ни было, любая из этих систем контроля позволяет главному бухгалтеру ежедневно в течение дня вести учет рабочего времени каждого сотрудника, в том числе и по самым различным параметрам: опоздания, переработки, текущее местонахождение. Эти данные главный бухгалтер может получать в виде готовых отчетов системы. Более того, поступление такой информации возможно даже в онлайн-режиме на монитор. Для этого необходимо только установить сеть между компьютерами главного бухгалтера и службы безопасности, принимающей сигналы системы.

Если вы трудитесь в большой организации и в вашем офисе можно потеряться и отлынивать от работы в соседних кабинетах, попросите службу безопасности оснастить контрольными точками двери бухгалтерии. Установленные датчики будут автоматически срабатывать при входе в рабочий кабинет.

Разделение учета по проектам

Если ваши подчиненные дисциплинированны и соблюдение рабочего режима для них не проблема, обратите внимание на то, как бухгалтеры справляются со своими обязанностями. В этом вам помогут системы, которые устанавливаются на всю компьютерную сеть бухгалтерии и позволяют главному бухгалтеру одновременно учитывать время и управлять проектами. Такие системы контроля широко применяются в организациях, где бухгалтер, например, одновременно ведет учет и документацию нескольких сделок. В данном случае программа сама регистрирует время, потраченное на выполнение каждой задачи.

Система внутреннего контроля отдела дает главному бухгалтеру возможность прямо в системе, установленной на компьютер, назначать сотрудников на определенные проекты и задачи и подменять тех, кто не справляется, а сотрудникам бухгалтерии оперативно следить за изменениями в их обязанностях. Кроме того, система позволяет фиксировать изменения статусов задач, например, новая выполняется, старая приостановлена или закончена, а также формировать аналитические отчеты по различным срезам данных.

Использование таких внутренних систем позволяет компаниям снижать издержки, оптимизировать затраты и полностью контролировать ход и выполнение задач бухгалтерии, а также степень занятости конкретных сотрудников.

- В идеале системы контроля доступа и системы учета рабочего времени могут быть интегрированы, - заключил Кирилл Вавилов. - В таком случае у главного бухгалтера увеличиваются аналитические возможности и он может провести перекрестную проверку. Благодаря сопоставлению информации о физическом присутствии сотрудников на рабочем месте и их реальной занятости можно реально оценить потенциал сотрудника или, наоборот, выявить пробелы в его знаниях и больше не ставить перед ним непосильных задач. Владея такой информацией, главный бухгалтер может оценить каждого сотрудника по заслугам и справедливо распределить премиальные. Кроме того, считать время - необходимое условие при лизинге персонала.

- За этот процесс должна отвечать компания, привлекающая сотрудника, - рассказывает Кристина Геращенко, руководитель отдела по работе с клиентами подразделения Алайн Персонал холдинга Империя Кадров . - Как правило, все системы учета при лизинге стандартны и зависят от условий оформления сотрудника. Если он работает по окладу, то ведется табель учета рабочего времени. При почасовой оплате оформляется карточка учета рабочего времени. Обычно учет рабочего времени в компании ведет HR-менеджер, администратор или другое должностное лицо, курирующее персонал. Естественно, как и остальные сотрудники компании, привлеченный на условиях лизинга бухгалтер может располагать часовым обеденным перерывом. Кофейные паузы и перекуры учитываются в зависимости от внутренних порядков компании и регламентируются в рамках корпоративной культуры, установленной работодателем.

Биллинговая система учета рабочего времени

Вышеперечисленные системы учета рабочего времени помогают навести порядок в бухгалтерии предприятия и повысить эффективность труда. Если же специалисты обслуживают не одну организацию, а оказывают консалтинговые услуги различным фирмам, руководителю подразделения стоит обратить внимание на другую схему учета времени - биллинговую систему (от английского bill - счет). Это новшество пришло в Россию из зарубежных стран, где с каждым годом биллинг все больше совершенствуется.

Система работает очень просто. Ее компьютерное поле состоит из граф, в каждой из которых бухгалтер или аудитор может написать, что он сделал в течение дня для конкретного клиента, и сколько времени заняла каждая работа. На основании указанных данных и заранее введенных в систему денежных параметров оценки труда система формирует счет оплаты, который бухгалтеру остается только распечатать и отправить клиенту.

Кроме того, система суммирует количество потраченных на работу часов, и исходя из этих данных можно установить занятость того или иного сотрудника.А на основании выставленных им счетов - оценить вклад в развитие вашей фирмы.

Как составить табель учета рабочего времени: образец заполнения

Любое предприятие выплачивает заработную плату, основываясь на данных фактически отработанных часов или дней. Эти данные для бухучета и выплаты заработной платы согласно отработанному времени требуют специального бланка для первичного учета. Таким бланком принято считать табель учета рабочего времени.

Ниже приведена информация об этом документе, его регламент заполнения согласно рабочего времени, проработанного на предприятии.

Для чего необходим этот документ и зачем его оформлять?

Начать следует с того, что табель – это документ, который обязан вести каждый работодатель или его доверенное лицо на предприятии независимо от количества работников и формы собственности в штатном расписании.

Если данный документ будет отсутствовать на предприятии, это приведет к ответственности руководства в виде штрафов при проверке органом охраны труда.

В случае, когда в затратах предприятия оплата труда занимает весьма существенное место, документы при налоговой проверке могут выдать гипотезу касательно безосновательного начисления ЗП и исключения ее из списка расходов предприятия. В таком случае будут иметь место неприятные последствия.

В этой обзорной статье рассмотрен образец заполнения табеля учета рабочего времени при сменном графике.

Формы Т-12 и Т-13: правила и этапы заполнения

Табель учета ведется каждый рабочий день месяца, а в последний день подготавливается отчет об общем количестве отработанных дней/часов. Готовый составленный документ передается в бухгалтерию.

Приведем пример инструкции по заполнению табеля учета времени работы и подсчета оплаты труда, взяв за основу формы Т-12 и Т-13. Они существенно ничем не отличаются.

  • В верхней части следует указать название организации соответственно учредительным документам и названию структурного подразделения, если оно имеется.
  • Заполняются ячейки «дата составления» (последний день рабочего месяца) и «номер документа».
  • В «отчетном периоде» указывается интервал времени, с которого по которое число насчитывается заработная плата согласно плану.
  • Первый столбец в табеле учета рабочего времени обозначает порядковый номер работников.
  • 2-3 столбцы заполняются на основании личных карточек сотрудников согласно форме Т-2, заведенной на основании приказа о приеме на предприятие.
  • 4 и 6 графа предназначена для кодов затрат рабочего времени и информации о количестве часов, отработанных в прошедшем месяце.
  • 5 и 7 графа предназначена для отметки промежуточных результатов за две половины месяца.
  • 8-17 столбцы заполняются в конце отчетного месяца.
  • В итоговый подсчет дней не включаются дни отсутствия работника (больничные, командировки, прогулы, выходные).
  • 14 и 16 столбцы заполняются количеством дней и часов.
  • 15 – код причины неявки на работу
  • 17 – общее количество праздничных, выходных дней работника за отчетный месяц.


Подписывается документ работником отдела кадров, структурного подразделения, директором или любым уполномоченным им лицом.

Образец заполнения табеля можно посмотреть здесь .

Составление табеля при сменном графике и другие нюансы

Согласно 91-й статье ТК РФ работодатель должен вести учет фактически отработанного времени каждым работником. Затраты рабочего времени оплачиваются согласно физического нахождения по месту работы. Высчитываются они путем регистрации появления и неявки на рабочее место.

Сменная работа является условием коллективного договора и должна быть задокументирована. Работа по сменам может осуществляться исключительно по графику сменности согласно статье 103 ТК РФ. В нем учитывается ежедневное время работы и частота смен. График сменности в этом случае выступает как локальный самостоятельный нормативный акт.

Для согласования работы в ночные смены требуется, чтобы работа включалась в список, определенный договором или актом работодателя по статье 97 ТК РФ.

На практике чаще всего используется график ежедневной работы «табельного режима». При табельном режиме учитываются отработанные смены за месяц, а продолжительность ее должна быть одинакова на протяжении всего периода. Работа, выполненная сверх продолжительности, не может быть компенсирована недоработкой в другой день либо отгулом.

Если условия предприятия не позволяют соблюдать условия работы согласно статье 94 ТК РФ, предпринимают введение суммированного учета времени работы. Работа посменно может сочетаться с введением учета времени. Порядок введения в компании суммированного учета регулируется исключительно внутренним трудовым распорядком. Статья 104 ТК РФ требует лишь не превышать номинальное число рабочих единиц в месяц.

На следующем видео подробно рассмотрен порядок ведения табеля учета времени работы:

Санкции при неверном заполнении табеля

По ходу проведения налоговых и финансовых проверок ревизоры могут найти следующие виды нарушений в заполнении табеля учета:

  • данные по зарплате не соответствуют указанным в документах первичной отчетности и табеле;
  • данные о зарплате не соответствуют указанным в платежно-расчетных документах и табеле;
  • использование кодов и обозначений неверное;
  • не учтены переработки или сверхурочные;
  • расчет суммы пособий на листке временной нетрудоспособности.

Нарушения могут привести к наложению штрафных санкций на бухгалтера или работодателя до 5000 рублей. Неимение табеля учета или его отсутствие на рабочем месте во время проверки ревизоров может повлечь административное наказание согласно статье 5.27 и наложение штрафных санкций на руководителя подразделения размером до 50000 рублей .

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Источники: http://bbcont.ru/business/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya.html, http://www.financial-lawyer.ru/topicbox/upravlencu/upravlenie_personalom/119-436.html, http://znaydelo.ru/document/journal/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения